Cómo lograr contratos del mayor cliente del mundo: el Gobierno de EEUU

Introducción

El gobierno federal de los Estados Unidos es el mayor cliente del mundo. Según USA Spending, el presupuesto del año fiscal de 2021, de un total de 8,5 billones europeos de dólares, incluye 832.000 millones para servicios y suministros, así como 165.000 millones para compras de activos. Por otro lado, los estados y gobiernos locales (condados y ciudades) gestionan presupuestos que suman más de 4 billones europeos de dólares. 

A menudo las empresas internacionales ignoran o evitan el mercado gubernamental estadounidense por entender incorrectamente que está vetado para ellas o es de muy difícil acceso. Si lo hacen, pueden perder grandes oportunidades.

De las 100 principales empresas que obtienen contratos con el gobierno de EEUU, alrededor de 35 tienen su cuartel general en otros países. Como ejemplo, BAE Systems, un gigante británico del sector aeroespacial y de defensa, es uno de los 10 grandes contratistas del gobierno estadounidense y obtiene el 43% de sus ingresos en EEUU, su principal mercado, donde consigue más del doble de la facturación realizada en su propio país

Este artículo define la estructura del gobierno de EEUU, las vías que puede utilizar una empresa no estadounidense para poder acceder a este gigantesco mercado, los trámites iniciales que deben seguirse, tipos de contratos gubernamentales y aspectos a tener en cuenta a la hora de preparación de ofertas. En una segunda entrega de esta serie hemos tratado en detalle normas aplicables a contratos gubernamentales, barreras a tener en cuenta y soluciones. En una tercera entrega hablaremos de ventajas importantes de las que pueden aprovecharse empresas pequeñas, incluso las de propiedad extranjera.

Estructura del gobierno estadounidense

EEUU es un sistema de gobierno en tres niveles: 

Gobierno Federal: El poder ejecutivo, que es quien gestiona la asignación de contratos para la compra de productos y servicios, incluye:

  • Presidencia: Presidente, Vicepresidente, diversos equipos de asesores y oficinas asociadas
  • Ministerios (Departments): Agricultura, Comercio, Defensa, Educación, Energía, Salud, Seguridad (Homeland Security), Vivienda y Urbanismo, Justicia, Trabajo, Asuntos Exteriores (State Department), Interior, Hacienda (Treasury), Transporte y Asuntos de Veteranos. Cada ministerio incluye una gran variedad de secciones y agencias vinculadas. Por ejemplo, NSA (National Security Agency) está vinculada al Ministerio de Defensa (DoD).
  • Agencias Independientes, no vinculadas a ningún ministerio, como es el caso de CIA, NASA y muchas otras.
  • Consejos, comisiones, comités y agencias cuasi-oficiales de todo tipo

Mención especial merece GSA o General Services Administration, una agencia del gobierno federal que centraliza parte de las compras de productos y servicios realizadas por las diversas organizaciones de dicho gobierno.

Gobiernos Estatales: Uno para cada uno de los 50 estados. Dirigidos por un gobernador y estructurados en una serie de Ministerios (Departaments) y agencias de manera similar al gobierno federal, pero a menor escala. El Distrito de Columbia (Washington DC), como capital, tiene un estatus especial, más parecido a una ciudad que a un estado.

Gobiernos locales: Estructurado en dos niveles, condados y municipios.

Cada una de las funciones que asume el gobierno se asigna a uno de los niveles. Por ejemplo, todo lo relacionado con la defensa de la nación, la exploración espacial o la gestión del tráfico aéreo se gestiona desde el gobierno federal. Las grandes infraestructuras locales se administran normalmente desde los estados. Los gobiernos locales gestionan la policía local, bomberos, parques y otros servicios municipales.

Vías de entrada al mercado gubernamental

Según el informe “Foreign Sourcing in Government Procurement” del US Government Accountability Office o GAO, en 2015 el gobierno federal estadounidense otorgó contratos por valor de 12.000 millones de dólares a empresas extranjeras para la compra de productos. Este dato ilustra que en ocasiones es posible lograr contratos con el gobierno federal desde fuera de EEUU, algo que se facilita cuando el adquiriente es una organización situada en el exterior, como una embajada o una base militar. Sin embargo, esa cifra, que puede parecer elevada, es tan solo un 4% del total de contratos otorgados ese año por el gobierno federal para compras de productos. Además, en la tabla 11 del informe se muestra que un tercio de esos 12.000 millones se otorgaron a empresas de propiedad estadounidense situadas en el exterior. 

Por tanto, la presencia de una filial en EEUU supone un paso de enorme valor para poder acceder al mercado gubernamental y en muchos casos es un requisito ineludible, dado que múltiples agencias federales y gobiernos estatales y locales por norma no adjudican contratos a empresas extranjeras salvo situaciones excepcionales. Como consecuencia, cualquier empresa internacional que quiera lograr la entrada al mercado gubernamental de EEUU deberá considerar seriamente la posibilidad de crear una empresa en EEUU. Este paso es complejo y se describe en detalle en nuestra guía que puedes descargar en este enlace:

La presencia de una empresa en un estado o condado determinado facilitará el acceso a contratos adjudicados por los gobiernos locales correspondientes, pero en muchos casos no es un requisito, siempre que la empresa esté constituida en EEUU y, cuando se exija, se haya registrado en el estado en cuestión. 

Existen diversas vías de acceso a los contratos gubernamentales, disponibles para las empresas internacionales:

  • Respuesta directa a una petición de oferta (RFP o ‘Request For Proposal’) través de la filial estadounidense. Para contratos federales puede consultarse esta página de la web Acquisition.gov para identificar con la mayor antelación posible las oportunidades que van a ir surgiendo y estar preparados para la confección de la oferta. Es importante entender que, en muchos casos, sobre todo en contratos grandes, los ciclos son de larga duración (hasta varios años) y los competidores realizan trabajo preliminar durante un período que empieza mucho antes de la publicación del RFP.
  • Subcontratación de paquetes de trabajo otorgados por los contratistas principales o ‘prime contractors’. En general, para paquetes grandes es necesario haber llegado a un acuerdo antes de que el gobierno otorgue el contrato a dicho contratista, frecuentemente incluso antes de la publicación del RFP. En general si el contrato está reservado para empresas de características determinadas (por ejemplo, pequeñas empresas o empresas propiedad de ciertas minorías), no puede subcontratar más del 50% a empresas que no tengan dichas características. En contratos federales este punto está regulado por la ley CFR 125.6
  • Adquisiciones: Una vía adicional de entrar en contratos gubernamentales es la adquisición de empresas que ya estén participando en ese mercado. Un aspecto importante que debe tenerse en cuenta es que puede reducirse el valor de la empresa adquirida de manera significativa si la compra elimina alguna cualidad que haya facilitado su acceso a contratos. Esto ocurre por ejemplo si una empresa grande compra una empresa pequeña que se haya beneficiado de ‘small business set-aside contracts’ o contratos reservados a pequeñas empresas. También puede ocurrir en el mercado de contratos estatales o locales que requieran que el contratista sea una empresa pequeña de propiedad estadounidense, cuando el adquiriente es una empresa extranjera aunque la suma de las filiales quede por debajo de los umbrales máximos definidos para empresas pequeñas.

Trámites iniciales requeridos para competir en contratos del gobierno federal

Una de las primeras acciones que debe atacar una empresa que pretenda participar en contratos del gobierno federal es registrarse en el System for Award Management o SAM (Sistema para Gestión de Contrataciones), portal donde pueden encontrarse fácilmente oportunidades en todos los ministerios y agencias federales, que están obligados a utilizar SAM para anunciar los contratos de más de $25,000. El registro en SAM es complejo y lleva algo de tiempo, puede ser valioso contar con el apoyo de un asesor. Merece la pena dedicar tiempo a proporcionar información detallada sobre la empresa pues será la carta de presentación de la empresa ante el gobierno federal. 

SAM proporciona información sobre oportunidades activas así como de contratos otorgados en el pasado, además de datos de todo tipo que pueden ser extremadamente útiles a la hora de preparar una oferta.

En todos los casos, para registrar una entidad en sam.gov, es necesario aportar su número DUNS (Data Universal Numbering System, o Sistema de Numeración Universal de Datos), Es un requisito para cualquier licitación firme en cualquier tipo de licitación del gobierno en los Estados Unidos. Puede obtenerse de manera gratuita en la web de DNB, que es la empresa que los gestiona por ahora. Está previsto que el uso de este número desaparezca en 2022 y se reemplace por otro proporcionado directamente por SAM.

Además, para registrar una entidad estadounidense en SAM, es necesario:

  • Nombre comercial legal y dirección física de la entidad
  • Número de identificación fiscal de la entidad (TIN) y nombre del contribuyente asociado
  • Datos de una cuenta bancaria en EEUU, para configurar la transferencia electrónica de fondos

En el caso de registro en sam.gov por parte de entidades internacionales, es necesario aportar:

  • Código de entidad comercial y gubernamental de la OTAN: NCAGE o NATO Commercial And Governmental Entity, de la Agencia de Adquisiciones y Apoyo de la OTAN (NSPA). Si no tiene uno, se puede solicitar un código NCAGE de forma gratuita a NSPA en este portal de la OTAN

Tipos de contratos

Existen muchas modalidades de contratos gubernamentales, en su mayoría son de alguno de los tipos siguientes (o una combinación de ellos):

  • ‘Fixed-Price’: Precio fijo, con una definición precisa del ámbito o ‘scope’ del proyecto y sus entregables. Pueden ser de precio firme (predefinido) o ajustable (modificable en función de ciertos parámetros definidos en el contrato).
  • ‘Cost-reimbursement’: Reembolso de costes. En este tipo de contratos, el gobierno reembolsa al contratista los costes incurridos más un margen determinado. Se definen unos objetivos y un techo de gasto que no debe superarse sin aprobación del gobierno. Se incluyen aquí una gran variedad de tipos de contrato como los ‘Labor-hour contracts’ (se pagan las horas dedicadas mediante la aplicación de una tarifa horaria acordada de antemano), los ‘Time and Materials contracts’ (similar, incluye además el reembolso de gastos de materiales y otros costes), los ‘Cost-plus contracts’ (el gobierno reembolsa los costes incurridos por el contratista más un margen que puede ser definido como un porcentaje determinado o mediante incentivos por logro de objetivos concretos)

Un concepto usado habitualmente en contratos gubernamentales es el de ‘Indefinite-Delivery, Indefinite-Quantity (IDIQ) Contracts’, o contratos con entregables y cantidades indefinidas. Se trata de contratos marco en los que algunos detalles no se conocen en la fecha de firma y se definen posteriormente a través de pedidos específicos dentro de dicho contrato.

Los tipos de contratos federales están definidos de manera precisa por la sección 16 de las Federal Acquisition Rules o FAR

Preparación de ofertas para contratos gubernamentales

Existen innumerables empresas especializadas en lograr contratos con agencias del gobierno federal o de gobiernos estatales y locales. El coste de preparación de una oferta con posibilidades de lograr el éxito es significativo y suele rondar un 3-5% del valor del contrato.

Es importante contar en el equipo de la oferta con expertos familiarizados con este tipo de contratos y con la organización que adjudica el contrato, de manera que el resultado esté alineado con las expectativas de las personas que tomarán la decisión en el lado del cliente.

Deben estudiarse en detalle las normas aplicables del contrato y los requisitos del RFP, normalmente no son negociables y provocarán la descalificación de una oferta si se incumplen por cualquier motivo. Igualmente, las fechas de entrega son inamovibles por lo que es altamente recomendable trabajar con márgenes para poder gestionar sorpresas de última hora que podrían hacer fracasar el trabajo de muchos meses.

Conclusión

La importancia del sector gubernamental para las empresas internacionales es considerable pero será aún mayor en los próximos años, teniendo en cuenta los enormes presupuestos de inversiones en infraestructuras aprobados recientemente que serán del máximo interés para sectores tan dispares como las infraestructuras (construcción de carreteras y puentes, telecomunicaciones, transporte), los vehículos eléctricos, las energías limpias o la ciberseguridad. 

Markentry USA ayuda a empresas internacionales de múltiples sectores en su proceso de entrada al mercado gubernamental estadounidense, proporcionando apoyo en todos los pasos necesarios desde el estudio de viabilidad y planificación estratégica hasta la creación de la filial y el acompañamiento al desarrollo de negocio incluyendo el soporte para preparación de ofertas. Nuestro equipo tiene amplia experiencia ayudando a empresas internacionales a lograr la entrada y ejecución en todo tipo de contratos gubernamentales incluyendo ámbitos tan complejos como NASA, tecnologías protegidas por ITAR contratos clasificados.

En una segunda entrega de esta serie hemos tratado en detalle normas aplicables a contratos gubernamentales, barreras a tener en cuenta y soluciones. En una tercera entrega hablaremos de ventajas importantes de las que pueden aprovecharse empresas pequeñas, incluso las de propiedad extranjera.